Con el uso de herramientas tecnológicas, el Distrito optimiza y facilita los procesos de las diferentes dependencias. Esta vez, a través de la automatización robótica de procesos –RPA-, digitalizó la construcción, radicación y envío de oficios con información de las inspecciones que adelanta el Dagrd, posterior a recibir un reporte ciudadano sobre una situación de riesgo de desastre.
“Los robots digitales nos permitieron automatizar un proceso de realizar, radicar y enviar oficios. Estos dos robots, durante 12 horas, generan 146 oficios. Esta labor antes estaba a cargo de una sola persona, que en un día realizaba 20 oficios. Esto nos demuestra que con tecnología podemos mejorar los procesos, automatizarlos y apoyar al Dagrd en su gestión y responsabilidad para mitigar el riesgo en el que se encuentran las personas”, aseguró el secretario de Innovación Digital, Rivier Gómez.
El año pasado, el Dagrd hizo 3.795 visitas de inspección por riesgo en la ciudad. En ellas, los profesionales elaboran informes con recomendaciones que se envían a diferentes actores, sea a un particular o a dependencias de la Administración Distrital. Esta remisión ahora se hace de manera automatizada, gracias a los dos robots.
El primero de ellos opera de 6 de la tarde a 12 de la noche y su tarea es descargar y radicar los informes que dejaron los funcionarios en el día. Luego, a través de una plantilla de Word, genera los documentos y los deja para firma de los líderes. Tiene capacidad para generar hasta 146 oficios en la jornada (24 por hora).
El segundo robot trabaja de 12 de la noche a 6 de la mañana, toma los reportes que ya están firmados y los envía a las dependencias internas, entidades externas y ciudadanos a través de correo electrónico. Su rendimiento es de 102 radicados (17 por hora).
“Con este software, lo que nosotros garantizamos es mayor oportunidad y agilidad en el ejercicio de enviar la información a los diferentes actores. De esa manera garantizamos mayor oportunidad en el conocimiento y gestión por parte de las dependencias o actores vinculados con el escenario”, expresó el líder del equipo técnico del Dagrd, Juan David Moreno.
De esta manera, la Alcaldía de Medellín utiliza las tecnologías de la Cuarta Revolución Industrial para fortalecer los procesos administrativos de la gestión del riesgo y para prestar servicios más eficientes.
– Se trata de dos robots de software que se encargan de construir los oficios con la información que arrojan las inspecciones del Dagrd en el territorio.
– La automatización ayudará al Dagrd a oficializar las respuestas en menor tiempo.
– En 12 horas, los robots realizan, radican y envían 146 oficios.
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